Terminbuchung ohne Calendly: Flexible Slots auf eigener Infrastruktur

Dienste wie Calendly, YouCanBookMe oder SimplyBook.me lösen ein echtes Problem: Sie machen Terminbuchungen für Kunden unkompliziert zugänglich. Der Preis dafür ist allerdings nicht nur monetär. Wer einen solchen Dienst einsetzt, übergibt Kalenderinhalte, Buchungshistorien und Kontaktdaten an externe Anbieter – meist in den USA, mit den entsprechenden datenschutzrechtlichen Fragezeichen.

Für viele meiner Kunden ist genau das ein Ausschlusskriterium. Die Alternative, die ich gesucht habe, sollte folgende Anforderungen erfüllen: keine externen Dienste, einfache Bedienung für die Kundin, und eine reibungslose Integration in die bestehende Website.

CalDAV ist ein offenes Protokoll zur Synchronisation von Kalenderdaten – dasselbe Protokoll, auf dem Apple Kalender, Thunderbird, und viele andere Kalender-Apps aufsetzen. Wer einen eigenen CalDAV-Server betreibt, hat die vollständige Kontrolle über seine Kalenderdaten.

Genau das ist die Basis dieser Lösung: ein selbst gehosteter CalDAV-Server, der als einzige Wahrheitsquelle für verfügbare Termine dient. Die Kundin interagiert dabei gar nicht mit einem neuen System – sie nutzt schlicht ihren gewohnten Apple Kalender, auf dem Mac, dem iPhone oder dem iPad.

Das Herzstück ist ein simples, aber durchdachtes Prinzip: Die Kundin trägt freie Termine direkt in ihren Apple Kalender ein. Da sie keine festen Sprechstunden hat, sind diese Slots variabel – mal drei pro Woche, mal zehn, je nach Verfügbarkeit. Diese Einträge synchronisieren sich über CalDAV in Echtzeit auf den Server.

Auf der Website erscheinen genau diese freien Slots als Auswahlmöglichkeit in einem Buchungsformular. Wählt jemand einen Termin aus und schickt das Formular ab, passiert Folgendes:

1. Ein Request geht an meine kleine API-Anwendung, die den CalDAV-Server anspricht.
2. Der gewählte Slot wird als gebuchter Termin in den Kalender eingetragen.
3. Der Slot verschwindet damit automatisch aus den buchbaren Optionen auf der Website.
4. Die Kundin erhält eine E-Mail mit dem Hinweis, dass ein neuer Termin im Kalender eingetragen wurde.
5. Die buchende Person erhält ebenfalls eine Bestätigungs-E-Mail – mit einer angehängten iCal-Datei (`.ics`), die sich direkt in den eigenen Kalender importieren lässt.

Der gesamte Vorgang läuft automatisch, ohne dass die Kundin aktiv eingreifen müsste. Sie schaut in ihren Kalender und findet den Termin dort vor – so wie jeden anderen Termin auch.

Das Buchungsformular selbst ist Teil der Website, die ich mit dem Weblication^® CMS umgesetzt habe. Das CMS stellt das Formular bereit, verarbeitet die Eingaben und kommuniziert im Hintergrund mit meiner API. Für Besucher der Seite ist der Ablauf nahtlos: Sie sehen ein schlichtes Formular mit verfügbaren Terminen und füllen ihre Kontaktdaten aus – ohne Weiterleitung auf externe Seiten, ohne fremde Cookies, ohne Drittanbieter-Skripte.

Die Liste der verfügbaren Termine wird beim Laden des Formulars live aus dem CalDAV-Server abgefragt, sodass immer der aktuelle Stand angezeigt wird.

Mein Hosting-Partner für viele Kundenprojekte ist Mittwald. Dort laufen der CalDAV-Server und meine API-Anwendung jeweils in eigenen Docker-Containern – sauber voneinander getrennt, einfach wartbar und bei Bedarf auch auf andere Projekte übertragbar. Das Weblication^® CMS läuft daneben ganz regulär auf dem Server, wie gewohnt.

Der Vorteil dieser Containerisierung: Möchte ein weiterer Kunde eine ähnliche Lösung, lässt sich die gesamte Infrastruktur schnell für ein neues Projekt ausrollen. Konfiguration anpassen, Container starten, fertig.