Ab Januar 2025 Pflicht: Digitale Rechnungen – Mein Umstieg auf das ZUGFeRD-Format

Die verpflichtende Umstellung auf elektronische Rechnungen ab Januar 2025 ist Teil eines europäischen und deutschen Digitalisierungsplans. Sie soll den Arbeitsaufwand reduzieren und die Sicherheit sowie Effizienz bei der Rechnungsstellung erhöhen. Für viele Selbstständige und Unternehmen bedeutet dies eine Umstellung ihrer Prozesse. Da elektronische Rechnungen sowohl als PDF als auch im maschinenlesbaren Format vorliegen, können sie direkt und automatisiert in die Buchhaltung übernommen werden. Die gesetzliche Grundlage fordert zudem, dass E-Rechnungen bestimmte Sicherheitskriterien erfüllen, wie die Unversehrtheit und Unveränderbarkeit des Inhalts.

Das ZUGFeRD-Format, kurz für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“, vereint PDF und XML-Daten. Jede ZUGFeRD-Rechnung enthält somit eine PDF – für den Empfänger leicht anzusehen – und zusätzlich XML-Daten, die maschinenlesbar sind und die digitale Weiterverarbeitung erleichtern. Dies ermöglicht eine einfache Integration in verschiedene Buchhaltungssysteme und sorgt für eine fehlerfreie, automatisierte Übernahme der Rechnungsdaten.

Im Zuge der Vorbereitung auf das von mir gegebene Webinar zum Thema „Digitale Rechnungen“ für die Allianz deutscher Designer (AGD) habe ich mich eingehend mit Technik und gesetzlichen Vorgaben beschäftigt. Nun habe ich meinen Rechnungsprozess angepasst und stelle meine Rechnungen seit Oktober 2024 im ZUGFeRD-Format aus. Mit einer Software wie GrandTotal ist das Erstellen und Versenden dieser rechtskonformen Rechnungen denkbar einfach. So kann ich sicherstellen, dass meine Rechnungen gesetzeskonform und für meine Kunden optimal aufbereitet sind.