Wie ich Admin-Mails mit Node.js und ChatGPT zusammenfasse
19. Okt 2024
Jeder, der in der IT arbeitet, kennt das Problem: Täglich trudeln unzählige Admin-Mails ein – Benachrichtigungen über Serverstatus, Festplattenfüllstände, potenziell gefährliche Requests und viele weitere Systeminformationen. Meistens sind diese E-Mails nicht dringend, doch trotzdem unterbrechen sie den Arbeitsfluss. In meinem Fall haben sich diese Mails täglich auf eine stattliche Anzahl summiert. Die Lösung? Künstliche Intelligenz! In diesem Artikel erzähle ich, wie ich mit einem Skript und der GPT-API diesen Prozess optimiert habe und jetzt nur noch eine einzige, übersichtliche Mail pro Tag erhalte.
Das Problem: Admin-Mails als ständige Unterbrechung
In meiner täglichen Arbeit werde ich regelmäßig mit einer Vielzahl von Admin-Mails bombardiert. Diese Nachrichten kommen von Servern, Webseiten und Netzwerken und beinhalten Informationen zu Festplatten-Füllständen, Netzwerkproblemen, Warnmeldungen und gelegentlich verdächtigen Requests. Während viele dieser E-Mails oft keinen unmittelbaren Handlungsbedarf haben, unterbrechen sie doch häufig meinen Arbeitsfluss und lenken mich von wichtigen Aufgaben ab. Oder ich muss sie zumindest regelmäßig durchgehen und beurteilen.
Ich wollte daher eine Lösung, um diese E-Mail-Flut zu bewältigen und nur noch die relevanten Informationen zu erhalten, ohne den Focus auf die eigentliche Arbeit zu verlieren.
Die Lösung: KI-gestützte E-Mail-Zusammenfassungen
Um dieses Problem zu lösen, habe ich ein Skript entwickelt, das alle eingehenden Admin-Mails automatisch abruft und an die GPT-API weiterleitet. Die Mails werden dabei als JSON-Daten gesendet, wobei ich in meinem Node.js-Skript Priming-Anweisungen hinterlegt habe, die festlegen, wie diese Nachrichten zusammengefasst werden sollen. ChatGPT analysiert dann die Nachrichten und erstellt daraus eine einzige tägliche Zusammenfassung mit den wichtigsten Informationen und Empfehlungen.
Das Ergebnis: Anstatt viele einzelne Mails zu lesen, erhalte ich nun nur noch eine konsolidierte Übersicht, die genau das enthält, was wirklich wichtig ist. So spare ich Zeit und bleibe trotzdem auf dem Laufenden.
Der Ablauf im Detail:
- Cronjob: Startet den Prozess automatisiert, um täglich die Mails zu verarbeiten. Das eigentliche Script wird dabei über einen Docker-Container auf einem Raspberry PI ausgeführt.
- Mail-Abfrage: Das Skript greift auf meine Admin-Mailkonten zu, lädt alle neuen Nachrichten herunter und wandelt sie in JSON-Format um.
- Priming mit GPT: ChatGPT erhält diese Daten und verarbeitet sie gemäß den Anweisungen, die ich im Skript hinterlegt habe.
- Zusammenfassung: Die gesammelten Informationen werden zu einer einzigen E-Mail zusammengefasst und an mein Postfach gesendet.
- Archivierung: Die ursprünglichen Mails werden im Postfach archiviert, sodass ich sie bei Bedarf trotzdem noch einsehen kann.
Ergebnis: Optimierung des Ablaufs
Die Automatisierung mit KI sorgt dafür, dass ich stets über den Status meiner Systeme informiert bleibe, ohne mich selbst durch jedes Detail wühlen zu müssen. Gleichzeitig habe ich die Gewissheit, dass kritische Punkte nicht übersehen werden.
Fazit
Dieser Prozess zeigt, dass sich selbst kleinere Unannehmlichkeiten im Arbeitsalltag mit Hilfe von KI effizient optimieren lassen. Künstliche Intelligenz kann hervorragend wiederkehrende Aufgaben übernehmen und dadurch den Arbeitsfluss deutlich verbessern. Es braucht nicht viel – schon ein einfacher Tech-Stack reicht aus, um erstaunliche Ergebnisse zu erzielen und Routineaufgaben zu automatisieren.
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